Commencer une réunion, quelques principes "actifs"

A l’heure où les « conseils pédagogiques » sont de mise dans les établissements, et quand les conseils des maitres du 1er degré se multiplient pour réguler le projet d’école et les évaluations des élèves, il est intéressant de faire l’état des lieux des pratiques en matières de conduite de réunion;  et de s’attacher à un moment tout particulier de ces réunions: le début du début.

« Pour commencer il faut simplement commencer. On n’apprend pas à commencer. » JANKELEVITCH.

Afin d’éviter que réunion rime trop vite avec réunionite,  l’entrée dans le travail et l’organisation des relations sont des points non négligeables, ce sont des moments stratégiques où les enjeux, les questions, les décisions peuvent être partagées. La réunion n’a de sens que si le collectif dispose d’une valeur ajoutée à la seule décision prise individuellement.

Dans le cadre d’une formation de directeurs du primaire, nous avons d’abord fait l’état des lieux en trente items

30 manières de commencer une réunion

Conception : formation des directeurs, académie de Paris, oct. 2008, François Muller

  1. Un document a été remis avec pour consigne de le lire
  2. Un document inconnu est remis aux membres de la réunion, au début
  3. On déguste une galette
  4. Qui est volontaire pour rédiger le compte-rendu ?
  5. Expliciter les points de l’ordre du jour et notamment les points avec prise de décision
  6. Chacun s’installe à une place pré-déterminée avec des documents
  7. Faire tourner pour émargement un document de présence à la réunion
  8. Solliciter une personne qui distribue la parole et qui la mesure
  9. Donner la parole à la personne concernée par le 1er point du conseil
  10. Rappeler oralement l’ordre du jour de la réunion et par vidéo-projection
  11. Solliciter un secrétaire de séance
  12. Rappeler l’heure de fin de réunion
  13. On présente une observateur extérieur
  14. On tire au sort l’animateur de la réunion
  15. On chante tous une petite chanson
  16. Annoncer un moment de convivialité à la fin de la réunion
  17. Demander si tout le monde au eu le temps de préparer le point fort de la réunion
  18. Présenter un nouveau membre de l’équipe
  19. Maintenant que tout le monde est là, nous pouvons commencer cette réunion?.
  20. Désigner le secrétaire et celui fait le café
  21. Je vous remercie d’être tous présents, nous pouvons commencer.
  22. Grâce à vos retours du questionnaire transmis, nous pouvons aujourd’hui rédiger une synthèse sur…
  23. On annonce en début de réunion de réunion qu’il y a un verre à la fin
  24. Demander le silence pour commencer la réunion
  25. On fait un tour de table sur le point de l’ordre du jour
  26. Laisser un temps d’échange informel avant de démarrer l’ordre du jour proprement dit.
  27. Rappeler le point de l’ordre du jour précédent ayant demandé un relevé de décisions qui avait fait débat.
  28. ad libitum

Plus que des trucs, quelques principes actifs dans le début du début d’une réunion

Afin d’élargir la base de la décision, et faire que le groupe devient apprenant, il conviendrait de veiller à plusieurs points, non exclusifs entre eux, chacun étant liés:

Le désordre est-il compatible avec l'Ecole ?

Eloge du désordre dans un monde trop formaté
Dans Manhattan à Broadway, deux marchands de journaux s’étaient installés l’un en face de l’autre, de chaque côté de la rue. Dans l’une des deux boutiques, les magazines étaient impeccablement rangés et enregistrés sur ordinateur. Dans l’autre, ils semblaient avoir trouvé leur place par hasard. Le patron de ce bric-à-brac, dénommé Essam, ne disposait d’aucun système informatisé d’inventaire pour lui dire ce qu’il avait vendu et quels titres devaient être réassortis. Avec Zak, son commis, il travaillait de mémoire et tous deux profitaient des moments creux pour remettre un peu d’ordre.

Comme il fallait s’y attendre, la première boutique vendait plus de magazines que le pauvre Essam.Comme il fallait s’y attendre, un seul des deux marchands de journaux a survécu. La distribution des rôles, dans ce dénouement, n’est pourtant pas celle que l’on croit : c’est Essam (le désordonné) qui a survécu.
Il vendait certes moins de journaux que son voisin, mais gagnait plus d’argent, tout simplement parce qu’il s’épargnait les coûts exorbitants d’une équipe pléthorique pour ranger sa marchandise et du système d’inventaire en continu.

Cette histoire est racontée par Éric Abrahamson dans son livre « UN PEU DE DÉSORDRE = BEAUCOUP DE PROFITS » publié par Flammarion. L’auteur, professeur de management à la Business School de l’université Columbia à New York veut ainsi démontrer que l’ordre peut coûter cher, que le désordre peut être rentable et que les organisations trop rigides brident souvent la créativité.

http://www.tv-radio.com/ondemand/france_inter/RDE/RDE20100102.ram

L’occasion de quelques échanges sur la plateforme de Facebook à l’occasion de cet article a permis de préciser quelques points: A l’occasion de séance d’analyse de pratique relative au métier d’enseignant, mais aussi à celui de formateur d’enseignant, voire de personnel de direction, j’ai été fréquemment confronté au paradoxe d’une sur-préparation professionnelle mise en tension avec un sentiment d’etre « démuni »; c’est le terme qui est venu le plus souvent.

En latin, démunus,c ‘est être désinvesti d’une charge, ou encore sans armes; pour faire le lien avec l’article proposé, est-ll judicieux de tout prévoir, calibrer,programmer, quand nos expériences, multiples, variées, diverses, nous apprennent que les processus à l’oeuvre en éducation composent avec l’improvisation, la réactivité, et donc une certaine créativité, et donc… une expertise nécessaire pour ne plus être démunis. L’accueil de l’imprévu, la gestion du désordre sont des actes tout aussi professionnels que le planification annuelle des performances !

La sur-préparation d’une personne ou d’une organisation témoigne d’un état de faiblesse structurelle et d’une manque de confiance dans sa propre expertise.

Dans vos échanges, vous évoquez le cas particulier (.?) des TICE: il n’est pas particulier que dans d’autres domaines; les tice exigent une vraie expertise professionnelle non tant dans les tice (faisons confiance au groupe, pour apprendre), que dans l’appréhension et la conduite de l’imprévisibilité, de l’immédiateté, de l’opportunité de se saisir de tout pour apprendre ensemble. On rencontre ici un profil professionnel avec des ressources psychologiques, elles, particulières, qui peuvent faire la différence entre collègues.

Enfin, je rappelle que nous « instituons » tous, chacun dans nos places ou métiers; i y a peut-être des logiques ou des cultures d’institution, mais il est de notre part à chacun de la faire évoluer; cela peut prendre du temps; les résistances sont fortes; en ne comptant pas (ou plus) sur l’institution, vous pouvez conforter son rôle de conservation, … et le rôle de marginal, séquent ou pas (cf. Michel Crozier)

La "machine-Ecole", à la découverte (imagée) du système

En complément à l’affiche « la Machine-Ecole » que nous avions éditée en 2005, et analysée en détail dans un post précédent, je vous propose un parcours en images et en musique (enceintes allumées). Il est conseillé de visionner jusqu’au bout…

Une affiche en un dessin original: une approche métaphorique du fonctionnement de l’Ecole, de ses composantes diverses, de ses freins et de ses leviers, des rouages… (à regarder en GRAND, double-clic !)
Un concept développé par la Mission académique de l’innovation et de l’expérimentation de Paris, François Muller et Frédéric Teillard, dessin: Philippe Mignon.
Un commentaire de l’affiche est en ligne sur
http://francois.muller.free.fr/diversifier/en.htm

Disponible sur demande par mel à [email protected] (avec votre adresse postale)